• Операционная система – Windows 10 Professional;
• Почтовый клиент – Microsoft Office Outlook 2016;
• Инструкция подразумевает использование уже настроенного почтового ящика в программе Outlook.

Общие понятия об архивации

В целях уменьшения размеров почтового ящика используется процедура архивации сообщений. Архивация сообщений – перемещение сообщений из основного почтового ящика в локальный архив, хранящийся локально на компьютере пользователя. После перемещения сообщения автоматически удаляются из основного почтового ящика и становятся доступны только в архиве.

Регламент архивации

Выполнять процедуру архивации не реже, чем каждые 3 месяца.

В основном почтовом ящике оставлять письма за последние 6 месяцев, все, что «старше» – переносить в локальный архив.

Виды архивации

• Автоархивация – сообщения переносятся автоматически, согласно установленным ранее параметрам;
• Ручная архивация – разовая процедура, выполняемая пользователем.

Настройка архивации

1. Настройка ручной архивации

• Откройте программу Microsoft Outlook 2016/2019;
• Нажмите «Файл» – «Средства очистки» — «Архивировать…»;

• Выбрать «Архивировать эту папку и все вложенные папки:», выбрать корневую папку для архивации (обычно она совпадает с именем почтового ящика).

• Указать срок архивации, рассчитывается, как «Сегодняшняя дата» минус 6 месяцев, т.е. будут перемещены все сообщения из основной почты в локальных архив, которые старше указанной даты.

• «Файл архива» – оставить по умолчанию, в этом файле будет храниться вся заархивированная почта.
• Нажать «Ок», дождаться выполнения операции, значок будет отображаться в правом нижнем углу экрана.

• Ручная архивация выполнена, теперь все письма за указанный период перенесены в архив и отображаются в «Архивы»

2. Настройка Автоархивации

• Откройте программу Microsoft Outlook 2016/2019;
• Нажать «Файл» – «Параметры»;

• Перейти во вкладку «Дополнительно», нажать «Настройка автоархивации»

• Для включения Автоархивации установить галочку «Автоархивация каждые», все параметры оставить по умолчанию. Для отключения автоархивации – галочку снять.